Probleem: paber kaob ja numbrid ei klapi
Eesti keskmise suurusega metallitootjal oli töökorraldus, mis paljudele tuttav on. Tellimus sai paberil oma saatelehe, töötaja lõikas, keevitas ja viimistles, allkirjastas lehe ning see jäi vahel masinate kõrvale seisma paariks päevaks. Kontoris koostas plaanihaldaja üks kord nädalas Excelis ülevaate. Juhataja küsis teisipäeva hommikul, kui palju eelmine nädal tehti — ja vastus oli alati „ma kontrollin üle".
Kõige suurem probleem ei olnud aga sisemine aruandlus. Probleem oli see, et kliendid helistasid üle päeva ja küsisid oma tellimuste kohta. Müügiosakond pidi kõigepealt helistama tootmisse, seejärel selle vastuse kliendile edasi andma. Keegi ei olnud kindel, mis tegelikult parasjagu liinil käib.
Lahendus: QR-kood iga tellimuse küljes
Meie juurutuses lähtusime kolmest põhimõttest:
- Iga tellimus saab ühe ja sama QR-koodi kogu elutsükli vältel. See trükitakse kõrvale kasti ja jääb seal lõpuni külge.
- Töötaja skaneerib telefoniga igal etapil. Skaneerimine avab Smartsheeti vormi, kus on täita ainult kolm välja: etapp, kogus ja võimalikud märkused.
- Info on reaalajas kõigile nähtav. Juhatus vaatab oma töölauda, müügiosakond oma vaadet, klient eraldi linki oma tellimustele.
Kuidas see tehnilises mõttes töötab
Smartsheetis on iga tellimus üks rida. Tellimuse loomisel genereeritakse automaatselt QR-kood, mis viitab Smartsheeti mobiilivormile koos konkreetse rea identifikaatoriga. Kui töötaja skaneerib koodi, avaneb vorm juba õige reaga eeltäidetud.
Vormi täitmine võtab alla 30 sekundit. Töötaja valib nupu abil etapi („Lõigatud", „Keevitatud", „Viimistletud", „Pakendatud"), kinnitab koguse ja soovi korral lisab märkme. Vajutades „Saada" juhtub mitu asja korraga:
- Smartsheeti reale kirjutatakse uus staatus ja ajatempel.
- Kui kogus erineb tellimusest, saadetakse teavitus liini juhile Teamsi.
- Juhatuse töölaual uueneb koondarv automaatselt.
- Kliendi vaates (meie tehtud Dynamic View kaudu) liigub tema tellimuse kuvamine järgmisse etappi.
Tulemused esimese kolme kuu järel
Kõige suurem muutus ei olnud aga numbrites. See oli selles, et juhataja magab öösel paremini. Kui ta hommikul teele läheb ja tahab teada, kas tootmine on graafikus, vaatab ta telefoni ja näeb vastust kolme sekundiga. Ja müügiinimestel pole vaja enam tootmisesse helistada — nad näevad sama vaadet ise.
Mida oli vaja juurutuseks
Projekt ise kestis neli nädalat. Esimesel nädalal kaardistasime protsessi ja panime paika andmemudeli. Teisel nädalal ehitasime Smartsheeti lehed (tellimused, ajalugu, erandid) ja esimesed vormid. Kolmandal nädalal katsetasime ühel liinil ja kogusime tagasisidet. Neljandal laiendasime kõigile kolmele liinile ja koolitasime töötajaid.
Tehniliselt oli vaja:
- Smartsheet Business tasemel litsentsid (8 kasutajale, kes koostasid tellimusi ja jälgisid)
- Vormide täitjad (tootmispõranda töötajad) ei vaja litsentsi — nad skaneerivad ja täidavad vormi tasuta
- Klient näeb oma vaadet Dynamic View kaudu — ka seal litsentsi vaja ei ole
- Mobiilis töötavad vormid sai ilma eraldi rakenduseta — tavaline veebivorm telefonis
Mida see ei teinud
Aus pilt: Smartsheet ei teinud nende tootmisvõimsust suuremaks, ei tõstnud hindu ega leidnud uusi kliente. Mis ta aga tegi: vabastas müügiosakonnale mõned tunnid nädalas, eemaldas kliendi pideva helistamise ja andis juhatusele selge pildi, kus töö tegelikult seisab, kui see seisab.
Üks asi oli veel, millele enne ei mõelnud: kvaliteediprobleemide põhjuste jälgimine muutus lihtsamaks. Kui klient kaebas, oli viie klõpsuga näha, mis etapis ja mis ajal seda tellimust töödeldi ja kes seda tegi. Enne oleks see info tähendanud paberivirnade sirvimist poole päeva jooksul.
Kellele see sobib
Kui sul on tootmisettevõte ja sa tunned ennast osades punktides ära, on see mudel sulle kasulik:
- Tellimuse/partii staatus on praegu paberil või Excelis
- Juhtkond küsib numbreid ja keegi peab neid kokku panema käsitsi
- Kliendid helistavad ja küsivad oma tellimuste kohta
- Kvaliteediprobleemide ajal peab tagantjärele uurima, kus see kõik toimus
- Tootmise ja kontori vahel on pidev telefonitsi sünkroonimise vajadus
Kui sul on sarnane olukord ja tahad arutada, kas see töötaks ka sinu ettevõttes, kirjuta smartsheet@vertex.ee või broneeri tutvumiskõne. Saan näidata konkreetseid näiteid ja arvutada umbkaudse maksumuse.