HTML-kasutajaliides + Smartsheet taustal — miks see mudel Eesti ettevõtetele hästi sobib

Eesti ettevõtted on uue tehnoloogia suhtes pigem vastuvõtlikud. Siin ollakse harjunud proovima lahendusi, mis aitavad tööd lihtsustada, infot paremini hallata ja protsesse kiiremini juhtida. Küsimus ei ole tavaliselt selles, kas uut tehnoloogiat kasutada, vaid selles, kuidas seda teha nii, et lahendus oleks päriselt praktiline, mõistliku kuluga ja kasutajatele arusaadav.

Just siin tuleb mängu Smartsheet Eesti kohalik lähenemine. Uuenduslik ei ole ainult platvorm ise, vaid see, kuidas seda ettevõtte vajadustele kohandada. Üks selgemaid näiteid on mudel, kus Smartsheet töötab taustal andmete, töövoogude ja automaatika mootorina, kuid kasutaja jaoks ehitame selle kõrvale eraldi HTML-põhise kasutajaliidese. Seda tüüpi lahendust ei saa tavaliselt Smartsheetilt otse tellides samal kujul kaasa. Kohalik esindaja saab selle üles ehitada vastavalt Eesti ettevõtte protsessile, töökorraldusele ja kasutajate tegelikule vajadusele.

Miks see lahendus on väärtuslik

Smartsheet on tugev platvorm, kuid paljudes olukordades ei ole vaja, et lõppkasutaja näeks kogu süsteemi. Sageli ei ole mõistlik anda inimesele ette tervet töölauda, kõiki veerge, kõiki registreid ja kogu äriloogikat, kui tema ülesanne on teha üks kindel tegevus.

Eraldi kasutajaliides võimaldab:

• näidata kasutajale ainult tema tööks vajalikku infot;
• teha kasutamise lihtsamaks ja loogilisemaks;
• piirata ligipääsu liigsetele andmetele;
• kaasata väliseid osapooli ilma, et peaks neid tooma kogu süsteemi sisse;
• vähendada vajadust soetada suurele hulgale kasutajatele eraldi Smartsheeti litsentse.

See on eriti oluline olukordades, kus süsteemi kasutavad inimesed, kelle jaoks Smartsheeti enda vaade oleks liiga lai või liiga tehniline.

Miks mitte kasutada ainult Smartsheeti enda lisarakendusi

Smartsheetil on olemas ka oma tasulised lisalahendused, mis aitavad rollipõhiselt nähtavust piirata ja kasutaja vaadet kitsendada. Need on head tööriistad ning suuremates organisatsioonides võivad need olla igati õigustatud.

Samas ei ole nende maksumus alati Eesti ettevõtte jaoks kõige mõistlikum. Eriti just väiksema või keskmise suurusega ettevõttes võib juhtuda, et lisarakenduste hind muutub liiga kõrgeks võrreldes sellega, mida konkreetse protsessi jaoks tegelikult vaja on. Sellisel juhul on nutikas UI-kiht väga praktiline lahendus: kasutaja saab lihtsa ja täpse vaate, ettevõte hoiab kulud kontrolli all ning Smartsheet jääb taustal siiski keskseks andmete ja töövoogude haldajaks.

Kus seda lähenemist rakendada saab

See mudel sobib hästi paljudesse protsessidesse, kus kasutajale tuleb anda ainult konkreetne töövaade.

Tootmise juhtimine

Tootmises on sageli oluline, et iga töökoht näeks ainult neid töökäske, juhiseid ja raporteerimisvõimalusi, mis puudutavad just seda rolli või tööetappi. Operaator ei pea nägema kogu tootmise registrit ega kõiki teiste osakondade andmeid. Tema jaoks peab vaade olema kiire, selge ja praktiline: mida teha, mis staatus märkida, mida raporteerida.

Lao ülevaated

Sama loogika töötab laohalduses. Sisemiselt saab eri rollidele anda nende tööks sobiva vaate, näiteks lao liikumised, komplekteerimine või vastuvõtt. Lisaks saab ehitada ka kliendivaate, kus klient näeb ainult enda kaupa, enda laoseisu või enda tellimuste staatust.

Pakkumiste koostamine ja register

Müügiinimese jaoks saab teha lihtsa kasutajaliidese, kus ta sisestab pakkumise koostamiseks vajalikud andmed. Taustal salvestub info registrisse, käivituvad kinnitused ja tekib juhtimise jaoks vajalik ülevaade.

Kliendi iseteenindus ja projektistaatus

Pikema kestusega projektides, näiteks ehituses, masinaehituses või IT-arenduses, on kliendile väga kasulik anda lihtne vaade, kus ta näeb ainult enda projekti seisu. See vähendab eraldi küsimusi, parandab läbipaistvust ja teeb teenuse professionaalsemaks.

Siseveeb personali jaoks

Kõik töötajad ei vaja ligipääsu täisfunktsionaalsele tööhalduse keskkonnale. Sageli piisab lihtsast siseveebi vaatest, mis kuvab teateid, staatuseid, dokumente või osakonna jaoks olulist infot.

Miks see Eesti ettevõttele hästi sobib

Eesti ettevõtted otsivad tavaliselt lahendusi, mis oleksid korraga paindlikud, mõistliku kuluga ja kiiresti kasutusele võetavad. HTML UI + Smartsheet mudel vastab sellele hästi.

See annab:

• Smartsheeti tugeva andme- ja töövooplatvormi;
• eraldi kasutajakihi, mis on lihtsam ja konkreetsem;
• parema kontrolli selle üle, kes mida näeb;
• väiksema litsentsivajaduse;
• kuluefektiivsema alternatiivi kallimatele lisamoodulitele.

Kokkuvõte

Smartsheet ei pea alati olema see keskkond, mida lõppkasutaja otse kasutab. Sageli on targem kasutada seda taustal protsesside, andmete ja automaatikate mootorina ning ehitada kõrvale eraldi kasutajaliides, mis on täpselt konkreetse töö jaoks loodud.

See ongi üks praktilisemaid viise, kuidas ühendada Smartsheeti võimekus ja parem kasutajakogemus. Ning just siin on kohaliku Smartsheet Eesti esindaja roll oluline: sellist kohandatud UI + Smartsheet lahendust ei saa tavaliselt platvormi otse tellides, kuid kohaliku juurutuse kaudu saab selle ehitada täpselt ettevõtte vajaduse järgi.

Kui mõtlete sarnasele lahendusele oma ettevõttes, kirjuta smartsheet@vertex.ee või broneeri tutvumiskõne. Räägime kas selline mudel sobib ja arvutame umbkaudse maksumuse.